การเปลี่ยนไปใช้บันทึกดิจิทัลเป็นการเน้นย้ำ

เจนนิเฟอร์ นันนาผู้จัดการฝ่ายพัฒนาธุรกิจภาครัฐของ KODAK ALARISกลยุทธ์การแปลงเป็นดิจิทัล

“ยังมีงานอีกมากที่ต้องทำ เพื่อให้แน่ใจว่าเอเจนซี่กำลังเตรียมพร้อมสำหรับการแปลงเป็นดิจิทัลในอนาคตในรูปแบบเชิงกลยุทธ์และมีประสิทธิภาพ”- Jennifer Nnanna ผู้จัดการฝ่ายพัฒนาธุรกิจภาครัฐของ Kodak Alarisเจนนิเฟอร์ นันนาผู้จัดการฝ่ายพัฒนาธุรกิจภาครัฐของ KODAK ALARISการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เป็นการเน้นย้ำถึงความจำเป็นที่หน่วยงานต่างๆ จะต้องดำเนินกลยุทธ์การแปลงเป็นดิจิทัลให้กว้างขึ้น

บันทึกร่วมจาก National Archives and Records Administration 

และ Office of Management and Budget, M-19-21กำหนดให้หน่วยงานต่างๆ แปลงบันทึกถาวรใหม่ทั้งหมดเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ภายในสิ้นปีนี้ NARA จะไม่ยอมรับบันทึกเอกสารจากหน่วยงานเพื่อการเก็บถาวรอีกต่อไป

แต่นอกเหนือจากกำหนดเวลาเหล่านี้ หน่วยงานต่างๆ ควรคิดให้กว้างขึ้นว่ากลยุทธ์การจัดการบันทึกดิจิทัลสามารถปรับปรุงการส่งมอบภารกิจได้อย่างไร Jennifer Nnanna ผู้จัดการฝ่ายพัฒนาธุรกิจภาครัฐของ Kodak Alaris กล่าว

รัฐบาลกลางใช้เงินหลายล้านดอลลาร์และความพยายามอย่างมากทุกปีในการสร้างและจัดเก็บบันทึกที่เป็นกระดาษ นันนากล่าว การบรรลุเป้าหมายของ M-19-21 เธอเสริมว่าไม่เพียงลดค่าใช้จ่ายเหล่านั้น แต่ยังปรับปรุงประสิทธิภาพของหน่วยงานด้วยการเข้าถึงบันทึกที่ง่ายขึ้น

“เอเจนซี่มีอยู่ทั่วแผนที่เกี่ยวกับการเติบโตทางดิจิทัล เมื่อคนส่วนใหญ่ได้ยินเรื่องนี้ พวกเขาถือว่าเป็นการดำเนินการงบประมาณมหาศาล แต่ความจริงก็คือเทคโนโลยีที่ถูกต้อง ควบคู่กับกระบวนการที่เหมาะสม ไม่จำเป็นต้องล้นหลามขนาดนั้นจากมุมมองด้านเงินทุน” เธอกล่าว

แม้ว่าหน่วยงานต่างๆ จะมีเวลาจนถึงสิ้นปีในการปฏิบัติตามเส้นตายสิ้นปี

 แต่ Nnanna กล่าวว่า NARA และ OMB ได้ชี้แจงอย่างชัดเจนว่าหน่วยงานต่างๆ ควรใช้เวลาในการมีกลยุทธ์การแปลงเป็นดิจิทัลที่ชัดเจน แทนที่จะเร่งรีบเพื่อให้ทันกำหนด

Nnanna กล่าวว่าการปฏิบัติตาม M-19-21 คือ “ระบบเกียรติยศโดยพื้นฐาน” และ NARA “ไม่มีโครงสร้างพื้นฐานที่จะเป็นจอมอนิเตอร์ในห้องโถง”

ตามคำแนะนำของ NARA และ OMB ได้ระบุหมวดหมู่กว้างๆ หลายประเภทสำหรับข้อยกเว้นของเส้นตายสิ้นปี M-19-21 ซึ่งรวมถึงกรณีที่การแทนที่บันทึกแบบอะนาล็อกด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นภาระต่อสาธารณะหรือหากค่าใช้จ่ายในการแปลงเป็นดิจิทัลเกินกว่าผลประโยชน์

นันนากล่าวว่าหน่วยงานที่บรรลุเป้าหมายของ M-19-21 จะปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการปฏิบัติงานโดยทำให้สามารถเข้าถึงบันทึกได้มากขึ้น

การเข้าถึงบันทึกดังกล่าวยังใช้กับสมาชิกของสาธารณะด้วย ดังเช่นที่ Robinson Jr. v. McDonald ขีดเส้นใต้ไว้ในคดีปี 2559

กรณีนี้เกี่ยวข้องกับทหารผ่านศึก ลีรอย เอส. โรบินสัน จูเนียร์ ซึ่งขอเข้าถึงบันทึกเอกสารต้นฉบับที่เขาส่งเป็นส่วนหนึ่งของใบสมัครขอรับสวัสดิการจากกรมกิจการทหารผ่านศึก

โรบินสันแย้งว่าเวอร์จิเนียปฏิเสธข้อเรียกร้องของเขาส่วนหนึ่งเนื่องจากหน่วยงานขาดเอกสารจากบันทึกที่เขาส่งมา

เขาส่งคำขอให้ตรวจสอบเอกสารในเอกสารต้นฉบับของเขา แต่ VA แจ้งศาลว่าเอกสารถูก “สแกนและอัปโหลด” และไฟล์กระดาษต้นฉบับไม่สามารถตรวจสอบได้อีกต่อไป

ศาลตัดสินว่าโรบินสันมีสิทธิ์ตรวจสอบเอกสารต้นฉบับที่อยู่ในความครอบครองของเวอร์จิเนีย คำตัดสินดังกล่าวยังใช้ในกรณีที่เวอร์จิเนียแปลงเอกสารเป็นบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดเก็บในระบบการจัดการผลประโยชน์ทหารผ่านศึกและฐานข้อมูลเวอร์จิเนียเสมือน

credit : เว็บสล็อตแท้